Home-Office Tipps: Teams erfolgreich organisieren

Home-Office ist für uns als Digitalagentur Alltag: Nahezu 90 % unserer Arbeitszeit verbringen wir Remote. Und die Generation Z macht Home-Office sogar zur Bedingung.

Über die Jahre haben wir viele Tools ausprobiert, Regeln aufgestellt, Regeln gebrochen, Fehler gemacht. Und dabei sind durchaus auch ein paar Dinge zu Bruch gegangen. Aber wir haben gelernt, und das war wertvoll. Damit auch Ihr Team erfolgreich im Home-Office (oder auch einfach nur Remote) arbeiten kann, haben wir unsere besten Home Office Tipps zusammengestellt.

Das richtige Mindset entscheidet

Für Führungskräfte viele ist es eine ungewohnte Situation, wenn die Mitarbeiter plötzlich physisch nicht mehr greifbar sind. Dabei ist eines besonders wichtig: Haben Sie Vertrauen!

Kein loyaler Mitarbeiter geht ins Home-Office und denkt sich: „Wooohooo, Netflix & Chill!“

Die meisten Teammitglieder arbeiten ihre Aufgaben sogar effizienter ab, als im Büro. Wer seine Aufgaben gar nicht erledigt, fliegt früher oder später auf. Und wer mit seinen Aufgaben schneller fertig ist, hat sich den verfrühten Feierabend verdient.

Die Ergebnisse der Arbeit sollten immer über den aufgewendeten Stunden stehen. Anstatt die 40-Stunden wortwörtlich abzusitzen und Däumchen zu drehen, ist Erholung angesagt. Das sorgt für mehr Produktivität und Kreativität.

Verzichten Sie daher unbedingt auf Micromanagement und konzentrieren Sie sich als Führungskraft auf die richtige Zielsetzung. Dies gibt den Mitarbeitern die richtige Führung und Aufgaben lassen sich daraus ableiten.

Wenn Sie mit Ihren Mitarbeitern sprechen, Überprüfen Sie das Wohlergehen der Menschen und nicht nur die zu erledigenden Aufgaben. Fragen Sie, wo es Schwierigkeiten oder Bedürfnisse gibt. Sowohl in Team-Meetings, als auch in 1:1 Gesprächen. Und helfen Sie bei den genannten Punkten – in dem Sie sie entweder selbst beseitigen oder deligieren.

Und egal, welche Rolle Sie im Unternehmen innehaben: Seien Sie organisiert, effizient und fleißig! Organisieren Sie Ihre Woche und Ihren Tag.

Stellen Sie sich vor Wochenbeginn zusammen: Welche Themen will ich diese Woche erledigen? Und jeden Morgen: Was sind meine 3 großen Themen für heute? Hängen Sie sich an diesen Plan und lassen Sie sich möglichst nicht ablenken. Haben Sie Ihr Ziel vor Augen.

Legen Sie eine Kernarbeitszeit fest

Trotz aller Freiheiten, die das Home-Office bietet: Stimmen Sie mit dem Team eine Kernarbeitszeit ab. Bewährt hat sich für uns von 9 bis 12 Uhr und von 13 bis 15 Uhr. Ob der Frühaufsteher dann bereits morgens um 6 Uhr anfängt, die Eule sich Abends um 22 Uhr noch mal an den PC setzt oder der High-Performer in 5 Stunden sein komplettes Tagwerk vollbringt: Lassen Sie dem Team diese Freiheit, um das Privatleben um die restliche Arbeitszeit herumzustricken.

Während der Kernarbeitszeit müssen alle Kommunikationskanäle offen sein. Zudem empfiehlt es sich, Response-Zeiten festzulegen: Die Mitarbeiter sollten innerhalb 15 bis 20 Minuten auf Direkt-/Chatnachrichten (Slack, Skype, etc.) reagieren, um eine schnelle und effiziente Kommunikation zu ermöglichen. E-Mails hingegen sollten bspw. innerhalb 36 Stunden (Werktags) beantwortet werden.

Machen Sie aber auch deutlich, dass sich dies nur auf die Kernarbeitszeit bezieht, um den „Ich-Muss-Immer-Erreichbar-Sein“-Stress von den Mitarbeitern zu nehmen, der auf Dauer durchaus belasten kann.

Meetings & Organisation

Regelmäßige Abstimmung ist im Home-Office wichtig. Veranstalten Sie ein wöchentliches Check-In-Meeting mit allen Mitarbeitern. Gestalten Sie dies so, dass es maximal eine Stunde dauert.

Darüber hinaus benötigt man weitere Check-In-Meetings. Häufige Check-Ins zwischen Mentor und Mentee stellen Anleitung von neuen/unerfahrenen Teammitgliedern sicher.

Das sonst als „Daily-Stand-Up“ bekannte Meeting innerhalb der einzelnen Teams sollte zwingend auch digital fortgesetzt werden. Maximal 10 Minuten, in denen jeder Teilnehmer maximal 5 Punkte anführt: Was habe ich erreicht, was steht nun an? Halten Sie dieses Meeting am besten zu Beginn oder Ende der Kernarbeitszeit ab, nicht dazwischen.

Nutzen Sie auch unbedingt die Gelegenheit, um Säulenstrukturen aufzubrechen, denn Teams sind nicht ausschließlich als Abteilungen (Marketing, IT, Vertrieb, Entwicklung usw. ) zu verstehen. Teams sollten auch interdisziplinär aufgesetzt werden, organisiert nach Projekten: Dies kann ein Team zur Einführung von Home-Office aus bspw. IT, HR und Betriebsrat sein. Oder aber ein Team, dass gemeinsam an einem bestimmten Kundenprojekt arbeitet und sich aus Mitarbeitern aus Vertrieb, Entwicklung und After-Sales zusammensetzt.

Wichtiger Grundsatz für Meetings

Auch ein wichtiger Tipp fürs Home Office. Um die Kommunikation im Home-Office so effizient wie möglich zu gestalten, sollte als Grundsatz immer gelten die Projekt-Transparenz zu erhöhen um Fehler zu vermeiden, Hürden aufzudecken und Learnings zu teilen.

Die Projektbeteiligten berichten dazu idealerweise was sie im vergangenen Zeitraum zur Zielerreichung beigetragen haben, was im kommenden Zeitraum ansteht, welche Hürden sie an der Umsetzung hindern und welche Fehler zu welchen Erkenntnissen geführt haben (Mut zur Fehlerkultur!). Das verringert Probleme, steigert die Transparenz & Kommunikation und sichert somit langfristig den Projekterfolg.

Wichtig: Dies sollen keine Command-and-Control-Veranstaltung werden, bei der ein Status an das Management berichtet wird. Die Teammitglieder informieren sich gegenseitig, um so die Projekttransparenz über Fortschritte und Herausforderungen zu erhöhen.

Wer nichts beizutragen hat, kann gerne überspringen. Das Skippen bedeutet nicht, dass man nichts gearbeitet hat, sondern zollt Respekt gegenüber anderen hinsichtlich der knappen Zeit.

Bestimmen Sie idealerweise auch einen Moderator, der insbesondere die Zeit aber auch Diskussionen im Blick hat. Entwickeln sich Diskussionen, die nicht alle Beteiligten betreffen, brechen Sie die Diskussion ab und bitten Sie beteiligte, dafür ein eigenes Meeting zu organisieren. Der Moderator sollte dabei auch jedesmal wechseln, so dass jeder einmal die Rolle innehält und ein Verständnis dafür entwickelt.[vc_gallery el_id=“gallery-260423″ medias=“83188,83189,83190,83191,83192,83193″ gutter_size=“3″ screen_lg=“1000″ screen_md=“600″ screen_sm=“480″ single_overlay_opacity=“50″ single_padding=“2″]

Dokumentation von Meetings

Dokumentieren Sie alles: Schreiben Sie Notizen zu den Meetings und teilen Sie diese mit allen Personen, die es wissen müssen. Wenn jemand ein Treffen verpasst, sollte er durch die Notizen vollständig informiert werden. Legen Sie dabei eine einheitliche Dokumenten- und Ordnerstruktur fest, um die Übersicht zu bewahren.

Legen Sie fest, wer die Notizen machen soll. Oder trägt jeder seine Punkte ein? Entscheiden Sie es vor dem Meeting.

Dokumentation von Prozessen

Anstatt das klassische On-The-Job-Training durchzuführen, sollten Sie Ihre Prozesse dokumentieren. Welche Schritte sind notwendig, um eine bestimmte Aufgabe auszuführen? Worauf muss geachtet werden? Welche Ergebnisse werden erwartet?

Das ist zwar einmalig ein großer Aufwand, spart mittelfristig aber wertvolle Arbeitszeit. Mitarbeiter können sich prima an den dokumentierten Prozessen orientieren und jederzeit nachlesen.

Tools

Bei den webraketen arbeiten wir mit Jira, Slack, Skype, Hangouts, Whereby und GSuite.

Kennengelernt haben wir bereits viele Tools, alle haben ihre Vor- und Nachteile. Am Ende vom Tag ist es fast egal für welches Set Sie sich entscheiden.

Fast alle großen Tools sind mittlerweile für den europäischen Markt angepasst und erfüllen die entsprechenden Auflagen aus dem Datenschutz.

Folgende haben wir ausprobiert und können wir empfehlen:

Video-Konferenzen

• Zoom
• Hangouts (kommt mit GSuite)
• Whereby
• Skype
• Teams
• Discord

Tipp: Kopfhörer tragen, um unangenehmes Echo zu vermeiden!

Team-Chats

• Slack
• Skype
• WhatsApp
• Teams
• Notion
• Telegram
• Discord
• Mattermost,

Task-Management

• Jira
• Trello
• ToDoist
• Notion

Dateien austauschen

• Google Drive (GSuite)
• WeTransfer
• Dropbox

Wissen sammeln

• Confluence
• Notion
• Dropbox Paper
• Microsoft Notes
• Google Docs (GSuite)

Gemeinsam an Dokumenten arbeiten

• GSuite (Präsentation, Docs, Dateienaustausch usw.)
• Microsoft 365
• Dropbox Paper

Telefonieren

• V1: Auf geschäftliche Mobiltelefone umstellen und auf Festnetznummern verzichten
• V2: Placetel als Telefonanlage in der Cloud

Bonus-Tipps fürs Home-Office

Bleiben Sie agil

Hinterfragen Sie ständig Ihre Arbeitsweisen. Helfen unsere Regeln und Tools, oder stehen Sie uns im Weg? Sind die Meetings effizient? Fühlt sich jeder Wohl? Und so weiter.

Ein regelmäßiges Meeting, um Arbeitsweisen und Organisation zu hinterfragen und neu zu bewerten ist hilfreich. Beziehen Sie vor allem die Mitarbeiter mit ein. Sammeln Sie bei Bedarf auch anonymes Feedback von Ihren Mitarbeitern.

Nicht direkt nach dem Aufstehen an den Schreibtisch

Vermeiden Sie es, im Home-Office nach dem Aufstehen direkt an den Schreibtisch zu gehen. Gehen Sie erst für 15 Minuten spazieren, frühstücken Sie in aller Ruhe, machen Sie ein wenig Haushalt oder meditieren Sie. Völlig egal was, aber entwickeln Sie so eine kleine Morgenroutine.

Pausen machen

Egal, ob alle 90 Minuten oder gemäß der Pomodoro-Technik alle 25 Minuten: Regelmäßige Pausen sind wichtig. Ein Time-Timer ist ein tolles Tool fürs Home-Office, um die Zeit im Blick zu behalten.

Leseempfehlungen

Sie wollen mehr über erfolgreiches Management von Remote-Teams erfahren? Hier gibt es spannende Infos:

Remote – Jason Fried
Work Together Anywhere – Lisette Sutherland
GitLab’s Guide to All-Remote

Exkurs: Home-Office oder Remote Work?

Viele verwenden die beiden Begriffe Home-Office und Remote Work synonym. Dabei gibt es einen entscheidenden Unterschied: Home-Office impliziert das Arbeiten von zu Hause. Bei Remote Work, darf ich mich aufhalten, wo ich möchte (natürlich auch zu Hause) – solange ich mich an die aufgestellten Regeln halte.

Wir empfehlen: Lassen Sie Ihr Team arbeiten, wo es möchte. Im Kern ist es egal, ob der Mitarbeiter zu Hause sitzt oder in der südspanischen Sonne. Zumindest in ganz Europa gibt es mittlerweile gutes und günstiges Internet, teilweise sogar besser als in Deutschland. Aber achten Sie darauf, dass die Kernarbeitszeit (siehe oben) eingehalten werden kann: Sobald die Mitarbeiter in einer völlig anderen Zeitzone arbeiten und somit Nachtschichten einlegen müssen, wird es anstrengend