Dashboarding – Effektive Datenvisualisierung leicht gemacht

Was ist Dashboarding?

Klingt kompliziert, ist aber eigentlich ganz einfach: Unter Dashboarding versteht man den Prozess von der Erstellung und Verwendung von Dashboards. Diese helfen bei der Visualisierung von Daten und bei der Entscheidungsfindung.

Dashboards einfach erklärt

Dashboards sind eine optisch ansprechende Darstellung von sonst eher nüchternen bis langweiligen Zahlen. In Dashboards werden Zahlen grafisch dargestellt.

Stell dir ein Dashboard wie das Armaturenbrett in deinem Auto vor. Auf diesem siehst du verschiedene Anzeigen wie Geschwindigkeit, Tankanzeige, Temperatur und vieles mehr. 

Diese Anzeigen helfen dir zu verstehen, wie dein Auto funktioniert und was gerade passiert. Und das alles in einer sehr übersichtlichen Art und Weise.

Nehmen wir mal die Tankanzeige: Uns genügt meist zu erkennen, ob der Tank nun voll, halbvoll oder nur noch zu einem Viertel mit Sprit gefüllt ist. 

Würde mir das Armaturenbrett jetzt sagen “16,8 Liter”, fehlt mir die Relation (Halb voll? Ein Viertel voll?).

Mit einem benutzerfreundlichen, interaktivem Dashboard kann unser Gehirn also viel schneller erfassen, wie der aktuelle Status ist und wann ich handeln muss. Ist der Tank nur noch ein Viertel voll, sollte ich demnächst einen Tankstopp einplanen. Es geht also nicht nur um die statische Darstellung vom KPI, sondern auch die Ausgestaltung im Frontend (Diagramme, Funktionalitäten, Darstellungsformen).

Dashboarding ist übrigens eine Technik, die im Rahmen von Business Intelligence (BI) angewendet wird. Das Hauptziel von BI ist es, bessere Geschäftsentscheidungen zu ermöglichen, indem eben genau diese aktuellen aussagekräftigen aufbereiteten Daten bereitgestellt werden. 

Vorteile: Warum Dashboarding so wichtig ist

• Vereinfachte Datenvisualisierung: Dashboards können komplexe Datensätze in einfach zu verstehende Grafiken und Diagramme umwandeln, die es den Anwendern ermöglichen, Muster bzw. Trends leicht zu erkennen.
• Daten in Echtzeit: Viele Dashboards können Daten in Echtzeit aktualisieren, was eine ständige Überwachung und schnelle Reaktion auf sich ändernde Geschäftsbedingungen ermöglicht.
• Förderung datengesteuerter Entscheidungen: Anstatt auf Meinungen können wir uns unsere Entscheidungen nun auf Daten basieren.
• Zeitersparnis: Anstatt zahlreiche Berichte durchgehen zu müssen, ermöglichen Dashboards den schnellen Zugriff auf alle wichtigen Informationen an einem Ort.
• Leicht zugänglich und teilbar: Dashboards können in der Regel über verschiedene Geräte hinweg zugegriffen und leicht mit anderen Teammitgliedern geteilt werden. Das fördert Transparenz, Zusammenarbeit und Kommunikation.
• Verbesserung der Produktivität: Dashboards automatisieren die Datenanalyse und Berichterstattung. Mehr Zeit für die Kernaufgaben!
• Leistungsmessung: Key Performance Indicators (KPIs) sind ständig im Blick, um die Leistung verschiedener Geschäftsbereiche zu messen und zu verbessern.
• Identifizierung von Trends und Mustern: Die visuelle Darstellung von Daten auf einem Dashboard ermöglicht es Benutzern, Trends, Muster und Abweichungen leicht zu erkennen, was zu wertvollen Geschäftseinblicken führen kann.
• Verbesserung der Datenqualität: Inkonsistenzen und Fehler in den Daten werden durch die Visualisierung schneller erkannt.

Dashboarding hilft dabei, Abteilungen und Unternehmen effektiver zu führen und bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen. Ein gut gestaltetes Dashboard gibt eine klare und konsistente Sicht auf die Leistung von Abteilungen, Prozessen und Projekten.

Die Echtzeitdaten im Reporting ermöglichen es, Trends und Muster sofort zu erkennen und auf Basis der Analyse schnell auf Veränderungen zu reagieren.

Dabei fördert eine benutzerfreundliche Datenvisualisierung intern eine datengesteuerte Unternehmenskultur. So wird es für alle Mitarbeiter einfacher, komplexe Informationen zu interpretieren.

Durch die Fokussierung auf relevante KPIs und Kennzahlen können zudem Engpässe und Potenziale identifiziert und Ressourcen gezielt eingesetzt werden. Dashboarding bietet wertvolle Einblicke, die eine strategische Planung und operative Umsetzung optimieren und zu nachhaltigem Erfolg führen können.

Ein Dashboard erstellen in 6 Schritten

Dashboards zu entwickeln ist oftmals der beste Weg. Natürlich können Templates oder Best Practices helfen. Ein Dashboard sollte aber immer maßgeschneidert sein. Standardisierung ist hier nicht immer hilfreich.

Wenn du ein Dashboard erstellen möchtest, ist es daher wichtig zu verstehen, dass du besser nicht mit Templates für Dashboards beginnst. Das Dashboard sollte sich immer an den Anforderungen von deinem Unternehmen orientieren. Ein Formel-1-Fahrer möchte auf einem Armaturenbrett ganz andere Werte sehen als ein LKW-Fahrer.

1. Ziel definieren
   Bevor du mit dem Aufbau eines Dashboards beginnst, solltest du genau verstehen, was du erreichen möchtest. Welche Fragen versuchst du zu beantworten? Welche Entscheidungen versuchst du zu unterstützen? Dies hilft dir dabei, die richtigen Daten auszuwählen und deine Dashboards so zu gestalten, dass sie deine Ziele unterstützen.
2. Definiere den Adressaten (Anwender)
   Für wen ist das Dashboard bestimmt? Wenn es ans Management geht, sind andere Werte erforderlich, als für einen Marketingexperten. Das Management möchte strategische Entscheidungen treffen, der Marketingexperte möchte operative Entscheidungen ableiten. Nutzeranforderungen sollten festgehalten werden.
3. Konzeption und Wireframing
   Bevor wir wirklich an die Umsetzung gehen, benötigen wir eine vernünftige Konzeption. Denke darüber nach, wie du deine Daten präsentieren möchtest. Welche Diagrammtypen sind am besten geeignet, um deine Daten zu visualisieren? Wie kannst du dein Dashboard so gestalten, dass es einfach zu verstehen und zu verwenden ist? Erstelle ein nicht-funktionales Wireframe (optional einen Prototypen), um ein Gefühl dafür zu bekommen, ob deine Ideen funktionieren.
4. Datenquellen und Schnittstellen definieren
   Ganz klar: Das Herzstück jedes Dashboards sind die Daten. Du musst entscheiden, welche Datenquellen (bspw. Google Ads, HubSpot oder Shopware) du verwenden wirst und wie du diese Daten sammeln wirst. Die Daten müssen dann in ein Format gebracht werden, das von deiner Dashboard-Software gelesen werden kann.
5. Tool auswählen
   Sobald die Anforderungen stehen, ist der richtige Zeitpunkt gekommen, um das passende Tool (siehe unten: Dashboarding Tools) auszuwählen. Hier kann es manchmal Sinn machen, Zeit für eine Explorationsphase der Tools einzuplanen. Tools auflisten, Vorauswahl treffen und die entsprechenden Tools in der Praxis antesten.
6. Baue dein Dashboard
   Jetzt geht es an die Implementierung: Abhängig von der Software, die du verwendest, gibt es unterschiedliche Prozesse zum Erstellen eines Dashboards. Viele moderne Dashboard-Tools bieten eine Drag-and-Drop-Oberfläche, die es dir ermöglicht, Elemente auf dein Dashboard zu ziehen und dort abzulegen.
7. Inspect & Adapt
   Wir bleiben dynamisch: Sobald das Dashboard gebaut ist, solltest du es testen, um sicherzustellen, dass es richtig funktioniert und die gewünschten Informationen liefert. Überlege, ob es deinen Bedürfnissen entspricht und ob es für andere Benutzer intuitiv und leicht verständlich ist. Beziehe die Benutzer dazu auch mit ein und befrage sie direkt. Sei bereit, Änderungen vorzunehmen und dein Dashboard zu verbessern.

Die Erstellung eines professionellen Dashboards erfordert ein gutes Projektmanagement. Verschiedene Erfolgsfaktoren wie Datenqualität, Vereinheitlichung, Unternehmensinformationen oder Verständlichkeit entscheiden über Erfolg oder Misserfolg beim Dashboarding.

Misserfolg kann dabei weitreichende Konsequenzen haben. Werden etwa die falschen KPIs (Key Performance Indicators) betrachtet, kann dies zu Fehlentscheidungen im Unternehmen führen.

Arten von Dashboards

Je nach Nutzungsszenario lassen sich unterschiedliche Dashboards erstellen. Von reinen Kampagnen-Dashboards im Marketing (bspw. für Paid Ads) oder Abteilungsübergreifenden Kampagnen für Marketing, Einkauf, Vertrieb, Controlling, IT usw. 

Auch die Zielgruppe (An wen richtet sich das Dashboard?) hat Einfluss auf die Art des Dashboards. Hier ein paar Beispiele:

1. Business Dashboards: Bietet eine umfassende Übersicht über die Geschäftslage und zeigt bereichsübergreifend wichtige Kennzahlen und Leistungsindikatoren für verschiedene Unternehmensbereiche wie Finanzen, Vertrieb, Marketing, Personalwesen und Kundenservice.
2. Performance Dashboards: Diese Dashboards konzentrieren sich darauf, die Leistung eines Unternehmens oder einer Abteilung zu verfolgen. Dies hilft dabei,  den Fortschritt von Projekten, Kampagnen oder Prozessen zu messen oder Engpässe, hohe Lagerbestände oder Erfolge/Misserfolge zu identifizieren.
3. Marketing Dashboards: Marketing Dashboards beziehen sich auf die Aktivitäten im Marketing. Sie zeigen Daten zu Website-Traffic, Social Media-Engagement, Conversion-Raten und anderen Marketingmetriken, um die Effektivität der Marketingbemühungen zu beurteilen. Mehr zu Marketing-Dashboards hier.
4. Finanz-Dashboards: Finanz-Dashboards bieten einen Überblick über die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens. Sie enthalten Daten zu Einnahmen, Ausgaben, Cashflow, Gewinn- und Verlustrechnungen und anderen finanziellen Kennzahlen. Typische Benutzer sind Controller in einem Unternehmen.
5. Social Media-Dashboards: Diese Dashboards zeigen Daten und Metriken aus verschiedenen Social Media-Plattformen. Sie ermöglichen es Unternehmen, die Leistung ihrer Social-Media-Strategie zu analysieren, den Erfolg von Posts und Kampagnen zu verfolgen und das Social-Media-Engagement zu optimieren.
6. HR-Dashboards: In der Personalabteilung können Dashboards helfen die Mitarbeiterzufriedenheit zu monitoren, die Personalentwicklung zu verfolgen und bei Fehlentwicklungen frühzeitig zu reagieren. So kann Mitarbeiterbindung erhöht und Personalmangel vorgebeugt werden.

Ganz klar: Das ist natürlich nur eine kleine Auswahl an Arten von Dashboards. Je nach den spezifischen Anforderungen werden in der Regel individuell angepasste Dashboards für datengetriebene Entscheidungsprozesse erstellt.

Dashboarding-Tools

Dashboards lassen sich mit vielen Tools erstellen, die alle einen unterschiedlichen Funktionsumfang bieten. Zu den gängigsten Tools gehören Microsoft Power BI, Tableau und Google Looker Studio (ehemals Data Studio). Die Wahl des richtigen Tools hängt stark von den spezifischen Anforderungen und dem Budget ab. Es ist wichtig ein Tool zu wählen, das den Anforderungen am besten entspricht.

Google Looker Studio

Die schnellsten und günstigsten Ergebnisse lassen sich mit Looker Studio von Google erstellen. Durch die zahlreichen Connectoren eignet sich das Tool prima für alle, die Daten aus gängigen Plattformen (HubSpot, Facebook, Google Analytics, Google Ads, LinkedIn, Shopify usw.) abrufen wollen.

Microsoft Power BI 

Im Gegensatz zum Looker Studio gibt es für Power BI von Microsoft derzeit weniger Connectoren “out of the box”. Dafür punktet Power BI mit flexiblerem Datenmanagement: Hier können Anpassungen am Rohmaterial vorgenommen werden.

Tableau

Tableau ist ideal für komplexere oder größere Datensätze. Wer Big Data als Herausforderung hat, findet bei Tableau die Möglichkeit für umfangreiche Datenbearbeitung und -manipulation. Auch die umfangreiche Auswahl an Visualisierungstypen und Anpassungsoptionen weiß zu überzeugen. Allerdings kommt Tableau mit entsprechenden Kosten einher.

5 häufige Fehler beim Dashboarding

Wer Dashboarding in seinem Unternehmen implementieren möchte, sollte etwas Know-How mitbringen (oder sich unterstützen lassen). Vor allem in der wichtigen Konzeptionsphase werden einige Dinge gerne vernachlässigt, was später zu Fehlentscheidungen führen kann.

1. Der häufigste Fehler, den wir dabei immer wieder beobachten, sind fehlende Ziele und daraus folgend die Festlegung der falschen KPIs. Und wer die falschen KPIs anschaut, der dreht anschließend unweigerlich an den falschen Stellschrauben.
2. Die übermäßige Komplexität von Dashboards ist ebenso zu vermeiden. Es empfiehlt sich, nur so viele Abbildungen wie nötig zu integrieren. Wer zu viele Daten veranschaulichen möchte, macht es dem Benutzer später unnötig schwer. 
3. Auch eine gemeinsame Betrachtung und Einordnung der Daten sollte regelmäßig erfolgen. Ein Dashboard ohne Interpretation der Daten und abschließender Ableitung von entsprechenden Handlungen ist nutzlos.
4. Das Auge isst mit: Farben, Layout und Typografie spielen eine wichtige Rolle bei der Verständlichkeit und Benutzerfreundlichkeit eines Dashboards. Eine schlechte visuelle Gestaltung kann dazu führen, dass Benutzer wichtige Informationen übersehen oder missverstehen.
5. Wer noch keine oder wenig Erfahrung im Dashboarding hat, sollte sich zu Beginn professionelle Unterstützung holen. Fehler in der Erstellung von Dashboards können folgenreiche Entscheidungen für ein Unternehmen nach sich ziehen.